Membangun Sistem Informasi

Perubahan organisasi struktural bisa dioptimalkan dengan IT

1. Otomatisasi

        - Meningkatkan efisiensi

        - Menggantikan tugas manual

2. Rasionalisasi prosedur

        - Merampingkan prosedur operasi standar

        - Peningkatan kualitas yang berkelanjutan : Total quality management (TQM). Six sigma

3. Desain ulang proses bisnis 

        - Menganalisis, menyederhanakan, dan mendesain ulang proses bisnis

        - Mengatur ulang alur kerja, gabungkan langkah, hilangkan pengulangan

4. Pergeseran Paradigma

        - Pikirkan kembali sifat bisnis

        - Tentukan model bisnis baru

        - Ubah sifat organisasi

Bentuk paling umum dari perubahan organisasi adalah otomatisasi dan rasionalisasi. Strategi yang relatif bergerak lambat dan berubah lambat ini memberikan pengembalian yang sederhana tetapi risiko yang kecil. Perubahan yang lebih cepat dan lebih komprehensif seperti desain ulang dan perubahan paradigma membawa imbalan yang tinggi tetapi menawarkan peluang kegagalan yang besar.

Business process management (BPM)

 - Berbagai alat, metodologi untuk menganalisis, merancang, mengoptimalkan proses

 - Digunakan oleh perusahaan untuk mengelola desain ulang proses bisnis

Langkah dalam BPM:

1. Mengidentifikasi proses untuk perubahan  

2. Menganalis proses-proses yang telah ada  

3. Merancang proses yang baru

4. Mengimplementasikan proses yang baru

5. Pengukuran yang terus-menerus

Systems development: 

    -- Aktivitas yang menghasilkan solusi sistem informasi untuk masalah atau peluang organisasi --

1. Systems analysis

    - Analisis masalah yang akan dipecahkan oleh sistem baru

         # Mendefinisikan masalah dan mengidentifikasi penyebab

         # Menentukan solusi

         # Mengidentifikasi kebutuhan informasi

    - Termasuk studi kelayakan

         # Apakah solusi layak dan investasi yang baik?

         # Apakah teknologi yang dibutuhkan, keterampilan yang tersedia?

2. Systems design

    - Menjelaskan spesifikasi sistem yang akan memberikan fungsi yang diidentifikasi selama analisis sistem    

    - Harus menangani semua komponen manajerial, organisasi, dan teknologi dari solusi sistem

3. Programming

    - Spesifikasi sistem dari tahap desain diterjemahkan ke dalam kode program perangkat lunak

4. Testing

    - Memastikan sistem menghasilkan hasil yang benar

    - Pengujian unit: Menguji setiap program dalam sistem secara terpisah

    - Pengujian sistem: Uji fungsi sistem secara keseluruhan

    - Pengujian penerimaan: Memastikan sistem siap digunakan dalam pengaturan produksi

    - Rencana tes: Semua persiapan untuk serangkaian tes

5. Conversion

    - Proses perubahan dari sistem lama ke sistem baru

    - Empat strategi utama

         # Parallel strategy

         # Direct cutover

         # Pilot study

         # Phased approach

    - Memerlukan pelatihan end-user

   - Finalisasi dokumentasi terperinci yang menunjukkan cara kerja sistem dari sudut pandang teknis dan end-user

6. Production and maintenance

     - Sistem ditinjau untuk menentukan apakah diperlukan revisi

     - Dapat mencakup dokumen audit pasca implementasi

     - Maintenance

Studi Kasus (UAS)

Penyewaan/Rental Mobil

Diagram penyewaan mobil sebelum menggunakan SIM

Gambar 1 : Proses Bisnis AS-IS(Saat Ini) Untuk Penyewaan/Rental Mobil 

Penjelasan Gambar 1 : pada gambar 1, customer mengunjungi rental mobil untuk menyewa mobil. Pertama-tama yang dilakukan yaitu customer mengisi form yang diberikan oleh staff rental mobil tersebut. Form tersebut berisi : nama lengkap customer, alamat, no. KTP, no. telp, dan lama waktu penyewaan (dalam satuan hari/minggu). Setelah mengisi form, customer memberikan informasi terkait transmisi mobil yang akan disewa (manual/matic) dan juga nama mobilnya kepada staff, agar staff tersebut dapat mencarikan mobil yang sesuai dengan apa yang diinginkan oleh customer. Jika mobil yang dicari ada, maka customer membayar biaya sewa yang telah ditentukan. Selanjutnya mobil tersebut dapat dibawa oleh customer. Jika mobil yang dicari tidak ada, maka staff akan mencari mobil yang ada di cabang lain dan jika ada, maka cutomer dapat melakukan pembayaran sewa mobil agar dapat dibawa oleh customer. Jika mobil yang dicari tidak ada di kantor cabang, maka staff akan menyarankan customer untuk menyewa mobil lainnya dan jika customer tersebut mau, maka customer dapat melanjutkan ke tahap pembayaran sewa agar selanjutnya dapat dibawa oleh customer, sebaliknya jika customer tidak mau menyewa mobil lain, customer tersebut dapat pergi ke rental mobil lainnya untuk menyewa mobil yang diharapkan/diinginkan.

Perusahaan ingin mengubah organisasi dengan melakukan "membangun SIM" dengan jenis Otomatisasi. Setelah melakukan redesigned proses  maka proses penyewaan/rental mobil menjadi seperti pada gambar 2

Gambar 2 : Proses Bisnis To Be(Usulan SIM yang diusulkan) Otomatisasi Penyewaan Mobil Online

Penjelasan Gambar 2 : pada gambar 2, perusahaan melakukan perubahan organisasi dengan mengambil keuntungan dari internet. Lalu customer mengakses rental mobil online melalui internet dari device customer masing-masing (laptop, pc, handphone, dll.), kemudian mengisi data yang dibutuhkan guna penyewaan rental mobil. Data tersebut berupa nama lengkap customer, alamat, no. KTP, no. telp, lama waktu penyewaan (dalam satuan hari/minggu), dan transmisi mobil yang diinginkan (manual/matic). Lalu berdasarkan data yang telah diisi, customer dapat memilih mobil yang diinginkan. Jika mobil tersebut tersedia, maka customer dapat menyelesaikan pemesanan dan melakukan pembayaran sewa mobil. Lalu customer dapat mengambil mobil tersebut di tempat rental atau staff yang akan mengirimkan mobil tersebut ke alamat customer. Jika rental mobil online tidak menyediakan mobil yang diinginkan oleh customer tersebut, maka pelanggan akan mencari rental mobil lain.

Keunggulan Setelah Otomatisasi : setelah menggunakan sistem yang baru, dapat dilihat bahwa proses penyewaan/rental mobil memiliki langkah-langkah yang lebih sedikit daripada menyewa mobil secara fisik (offline), sehingga membutuhkan sedikit staff untuk layanan customer, dan juga dengan menggunakan internet, data customer akan langsung tersimpan ke database sehingga lebih memudahkan staff, meminimalisir human error dan data akan lebih aman dan terorganir dengan baik. Selain itu,  dengan sistem yang baru ini, customer akan merasa sangat dimudahkan karena akses yang mudah (lewat internet dan bisa dilakukan dimana saja dan kapan saja). Proses yang baru ini jauh lebih efektif dan efisien daripada proses yang lama (fisik/offline).